以前の記事の続き③④委任状・登記簿謄本入手について、自分が実施した方法を記載させていただきます。自分の記事を参考にしていただき、担当者の方々の負担が少しでも軽くなれば幸いです。それではよろしくお願いします。
以前書いた「行政機関への届出」までの概要は下記のようになってます。
①該当法令(管理者や設備)の抽出
②届出内容・添付資料、及び届出時期の確認
③社長→事業所長への委任状の入手
④登記簿謄本(現在事項全部証明書・履歴事項全部証明書・閉鎖事項全部証明書)入手
⑤届出書(報告書)の作成
⑥行政機関への届出
今回は③から記載します。概要や該当法令の抽出方法を知りたい方は以前の記事をご確認いただけると幸いです。
③社長→事業所長への委任状入手
弊社は国内に何個か事業所があり、法定報告の簡略化のため社長が事業所長に届出等委任してます。そのため社名変更や事業所長変更に伴う許認可届を出す際は、添付資料として社長印を貰った委任状が必要となってます。
社長の委任状について社内規定⁉️なのか法的根拠は見つけられてません。
(先日「市と県の協定」改正の意見交換資料で「委任状は企業側の任意提出で押印は省略不可」と委任状についての記載がありました。一応公的にも認識はされているもののようです…😓)
(「委任状無し」の場合は推測するに、これ以降の報告や届出でいちいち社長印が必要となってくるのだと思います。こんな状態になると弊工場は環境関連の法的報告・届出が年10個以上あるので手間がとっても増えます…🤮）
委任状は毎回隘路案件となります。社長印は本社の法務部に申請必要で、今回のように社名変更となると社印が出来るのがいつになるかわからないため、いつもの事業所長交代時に比べ時間が掛かりました。
今回は株式総会(⁉️)で決まってから、社名変更3週間前に本社法務部が社長印押印申請受付を開始し、申請受付当日に届くよう先に委任状のベースを郵送し、押印資料が社名変更一週間前に届きました。
時間経過としては
今回：株式総会：11月初旬→社長印押印受付開始：12月第2週→委任状工場到着：12月第3週
通常：社長印押印受付開始：いつでも→委任状工場到着：申請書類送付から2週間後
の違いがあり、メンタルが「グラスハート」な自分は「ハラハラ」し通しでした。
メンタルが「鋼鉄」なある他工場他部門担当の方は、社名変更後10日後に郵送、その2日後に「まだ委任状返って来てないぞ❗️これでは期限内に法的手続きができないじゃないか❗️どうなってんだ本社の対応は❗️」と苦情を言っておられましたが(その鋼鉄メンタルが羨ましい…😰)、自分としてはメンタルやられないように早めの情報入手、申請手続きをお勧めします。
委任状が必要だった届出は
1.化学兵器禁止法
2.工業用水法
3.騒音規制法
4.水質汚濁防止法
5.大気汚染防止法
6.環境の保全に関する協定(県・市)
7.公害防止組織法
8.消防法
9.揮発性有機化合物の排出及び飛散の抑制のための取組の促進に関する条例
10.廃棄物の適正な処理の促進に関する条例(愛知県)/県外排出
11.富山県産業廃棄物適正処理指導要綱/県外排出
12.静岡県産業廃棄物の適正な処理に関する条例/県外排出
でした。
10、11、12については「廃棄物の適正な処理及び清掃に関する法律」の委任状を使用しています。
④登記簿謄本の入手
「登記簿謄本」は消防法関連、高圧ガス法関連、(弊工場にはありませんが)工場で廃棄物処理施設を持っている場合は必要なようです。用意する際の2つのポイントを記載します。
1つ目のポイント
一般的に「登記簿謄本」と言われている書類ですが、社名変更等で要求されるものは「商業・法人 登記簿謄本」で
1.現在事項全部証明書
2.履歴事項全部証明書
3.閉鎖事項全部証明書
の3つの種類がありますので、必要書類を確認する際に「登記簿謄本を用意してください」と言われた際には上記3つのどれかしっかり確認するようにしましょう。
2つ目のポイント
これはあまりないと思いますが、今回弊社は社名変更する際にこれまでの社名の登記簿謄本を閉鎖していました。行政の方々が登記簿謄本を要求される理由は「怪しい出自(⁉️)の会社ではないか過去から今までの経緯が欲しいため」です。そのため今回の弊社のような場合は、現在事項・履歴事項全部証明書だけでは経緯がわからないため「閉鎖事項全部証明書も」必要になります。忘れないように注意しましょう。
商業・法人登記簿謄本の入手については、本社が入手し郵送してくれると言ってましたが、自分は法務局(出張所)に行き申請書を提出し入手しました。1部 500～2000円(⁉️)ぐらいで入手できます。
「法務局」と言う漢字からとっても怖いところだとイメージしていましたが、行って見ると思っていたよりフランクな対応をしてくれるところでした(出張所だから⁉️)ので、みなさんあまりビビらずに行ってみるといいと思います。
今回の届出では
①消防法で現在事項全部証明書2部、履歴事項全部証明書2部、閉鎖事項全部証明書4部
②高圧ガス法で履歴事項全部証明書1部、閉鎖事項全部証明書1部
必要でした。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
委任状・登記簿謄本入手方法についての流れが、なんとなく分かっていただけたのではないでしょうか。この記事が実施する方々に少しでも役立てば幸いです。
それではみなさんご安全に～＼( -ω- ｱ‼️
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